Donnerstagabend, das Büro eines SHK-Betriebs mit zwölf Leuten. Die Monteure sind längst zu Hause, die Chefin sitzt noch an der Schlussrechnung für die Heizungssanierung in einem Bürogebäude: drei Abschlagsrechnungen sind gestellt und bezahlt, jetzt müssen die Teilentgelte sauber abgesetzt, die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen und das Aufmaß beigelegt werden. Auf Papier — beziehungsweise als PDF — beherrscht sie diese Übung seit zwanzig Jahren.

Ab dem 1. Januar 2027 muss genau diese Rechnung für viele Betriebe als strukturierter XML-Datensatz rausgehen. Und ausgerechnet die Schlussrechnung, das Alltagsbrot der Bau- und Ausbaugewerke, ist der Fall, den das E-Rechnungsformat bis heute nicht vollständig abbilden kann. Das Bundesfinanzministerium weiß das — und hat deshalb zwei Erleichterungen geschaffen, die erstaunlich wenige Betriebe kennen. Der Reihe nach.

Die Fristen, ohne Nebel

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — auch der Zwei-Mann-Betrieb, auch ohne eigene Software. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür nach Auffassung der Finanzverwaltung ausdrücklich.

Beim Ausstellen kommt die Pflicht gestaffelt: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung stellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle — mit einer Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen können müssen sie sie trotzdem.

800.000 Euro Umsatz klingen nach viel, sind im Handwerk aber schnell erreicht: Ein Bau- oder Elektrobetrieb mit acht bis zehn produktiven Kräften liegt oft darüber. Und selbst wer darunter bleibt, hat 2027 nur auf dem Papier Ruhe. Denn Generalunternehmer, Hausverwaltungen und größere gewerbliche Auftraggeber werden ihre eigenen Eingangsprozesse auf XML umstellen — und Nachunternehmer, die noch PDF schicken, sind dann der Sand im Getriebe. Unsere Einschätzung, so unbequem sie ist: Wer regelmäßig für Geschäftskunden arbeitet, sollte den Umstieg auf 2027 planen, nicht auf 2028. Der Termindruck kommt sonst nicht vom Finanzamt, sondern vom besten Kunden.

Wo die Pflicht gar nicht greift

Bevor Panik aufkommt, das Gegenstück — denn ein guter Teil des Handwerksumsatzes ist gar nicht betroffen.

Rechnungen an Privatkunden bleiben außen vor. Die Badsanierung für Familie Berger dürfen Sie weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung stellen; eine E-Rechnung wäre hier sogar nur mit Zustimmung des Kunden zulässig. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind ebenfalls ausgenommen — der Notdienst-Handgriff, der Ersatzschlüssel, das Kleinmaterial über die Theke.

Die Falle steckt im Umkehrschluss: Ein einziger inländischer Geschäftskunde reicht, und die Pflicht ist da. Die Zahnarztpraxis, für die Sie die Wartung machen. Die Vermieter-GmbH mit den drei Mehrfamilienhäusern. Der Autohaus-Kunde. „Wir machen doch fast nur privat" schützt nicht — es genügt, dass der Empfänger Unternehmer ist und die Leistung für sein Unternehmen bezieht. Wer seine Kundenkartei noch nie nach diesem Kriterium sortiert hat, sollte das vor 2027 einmal tun.

Abschlag, Schlussrechnung, XML: das eigentliche Problem

Jetzt zum Kern. Umsatzsteuerlich ist die Sache bei Abschlägen klar geregelt: In der Schlussrechnung müssen die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abgesetzt werden — sonst schulden Sie die ausgewiesene Steuer im Zweifel doppelt. Auf einer Papierrechnung ist das eine Tabelle unter dem Strich. Im strukturierten Teil einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung gibt es dafür schlicht keine sauberen Felder: EN 16931 kennt Vorauszahlungen nur rudimentär, eine echte Endrechnung mit mehreren einzeln ausgewiesenen Abschlägen samt Steuerbeträgen lässt sich derzeit nicht vollständig strukturiert abbilden. Das ist keine Schwäche Ihrer Software, sondern des Standards — das BMF sagt es selbst.

Deshalb gilt eine Nichtbeanstandungsregelung: Die Teilentgelte und Steuerbeträge dürfen in einem Anhang zur Endrechnung aufgeführt werden, und dieser Anhang darf eine unstrukturierte Datei sein, etwa ein PDF — solange der strukturierte Teil der E-Rechnung ausdrücklich darauf verweist. Ursprünglich war diese Regelung bis Ende 2027 befristet; mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 wurde sie bis zum 30. Juni 2030 verlängert. Wer den Verweis im XML vergisst, hat übrigens eine Rechnung, die jede technische Validierung besteht und trotzdem umsatzsteuerlich wackelt — die Prüfsoftware kennt Ihre Abschlagshistorie nicht.

Die Alternative, die viele Softwarehäuser bevorzugen, ist die Restrechnung: Statt einer Endrechnung über den Gesamtbetrag mit Absetzung der Abschläge stellen Sie nur noch den offenen Restbetrag in Rechnung. Das umgeht das Darstellungsproblem elegant, verlangt aber Disziplin bei der Dokumentation — der Kunde will am Ende trotzdem sehen, was das Projekt insgesamt gekostet hat.

Die zweite Erleichterung betrifft die Leistungsbeschreibung, und sie ist für Baubetriebe Gold wert: Im strukturierten Teil müssen nur die einzelnen Gewerke mit ihren Summen als Rechnungspositionen auftauchen. Das detaillierte Leistungsverzeichnis — etwa der GAEB-Datensatz oder das seitenlange Aufmaß — darf als menschenlesbare Anlage beigefügt werden, auf die der strukturierte Teil verweist. Auch diese Regelung läuft bis zum 30. Juni 2030. Niemand muss also 400 LV-Positionen einzeln in XML-Zeilen pressen.

Ein Rechen-Detail zum Schluss dieses Abschnitts: Auch mit PDF-Anhang müssen die Summen im strukturierten Teil in sich stimmen — Positionssummen, Nachlässe, Zuschläge und Endbetrag hängen über feste Rechenregeln zusammen, deren Verletzung die Rechnung technisch ungültig macht. Die häufigste Ursache in der Praxis sind Rundungsdifferenzen aus der Kalkulationssoftware; wie diese Kette funktioniert, haben wir unter BR-CO-10 beschrieben.

§ 13b: wenn gar keine Steuer auf die Rechnung gehört

Bauleistungen zwischen Bauunternehmern haben eine Sonderrolle, die im XML gern falsch landet: die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG. Auf so einer Rechnung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen — der Empfänger führt sie ab.

In der E-Rechnung ist das kein Freitext-Thema mehr. Die Positionen und die Steueraufschlüsselung müssen die Umsatzsteuerkategorie AE (Reverse Charge) tragen, der Steuersatz null sein, und der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gehört als Befreiungsgrund in den Datensatz. Der Klassiker unter den Fehlern: Die Software schreibt Kategorie „S" mit 0 Prozent statt „AE" — für einen menschlichen Leser sieht die Rechnung identisch aus, für einen Validator und ein Empfangssystem ist sie falsch, und der Auftraggeber weist sie im Zweifel zurück. Wenn Ihr Betrieb regelmäßig als Nachunternehmer arbeitet, ist dieser eine Punkt ein eigener Testfall bei der Softwareumstellung.

Öffentliche Aufträge: hier ist 2027 längst Vergangenheit

Wer für Kommunen, Länder oder den Bund arbeitet, kennt das Thema übrigens schon: Bei Aufträgen des Bundes ist die XRechnung für Lieferanten bereits seit dem 27. November 2020 verpflichtend, die meisten Länder haben nachgezogen. Das Schlüsselfeld dort ist die Leitweg-ID — die Empfängeradresse innerhalb der Verwaltung, die als Käuferreferenz in den Datensatz gehört. Fehlt sie oder ist sie falsch formatiert, wird die Rechnung von den Rechnungseingangsplattformen abgewiesen, bevor ein Mensch sie je sieht. Die Details samt Formatregeln haben wir unter BR-DE-15 aufgeschrieben. Für Betriebe mit öffentlichen Auftraggebern ist die gute Nachricht: Wer XRechnung an die Verwaltung schon beherrscht, hat für 2027 den größten Teil des Weges hinter sich.

Empfangen heißt inzwischen: prüfen

Noch ein Punkt, der seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 deutlich schärfer geworden ist. Die Finanzverwaltung unterscheidet jetzt drei Fehlerklassen bei eingehenden E-Rechnungen: Formatfehler (dann liegt gar keine E-Rechnung vor, sondern nur eine sonstige Rechnung), Geschäftsregelfehler (die Rechnung bleibt eine E-Rechnung, ist aber technisch fehlerhaft) und Inhaltsfehler bei den Pflichtangaben nach § 14 UStG — und bei letzteren steht Ihr Vorsteuerabzug auf dem Spiel. Die Konsequenz für den Betrieb: Die Eingangsrechnung vom Großhändler oder Subunternehmer ungeprüft zu buchen, ist keine Option mehr. Eine kurze technische Validierung beim Eingang, deren Protokoll Sie zur Rechnung ablegen, kostet Sekunden und erspart im Prüfungsfall lange Diskussionen.

Was Sie jetzt konkret tun können

Kein Zwölf-Punkte-Plan, nur das Wesentliche. Klären Sie erstens, ab wann Ihr Betrieb ausstellen muss — Vorjahresumsatz über 800.000 Euro heißt 1. Januar 2027, darunter 1. Januar 2028, Kleinunternehmer nie. Sortieren Sie zweitens Ihre Kunden in geschäftlich und privat; nur die erste Gruppe ist betroffen. Fragen Sie drittens Ihren Softwareanbieter nicht, ob er E-Rechnung kann, sondern konkret: Wie bildet er die Schlussrechnung mit Abschlagsabsetzung ab — Anhang mit Verweis oder Restrechnung? Setzt er bei § 13b die Kategorie AE? Und testen Sie viertens mit einer echten Rechnung aus Ihrem Alltag, nicht mit dem Musterbeispiel des Herstellers — die Musterrechnung besteht immer.

Für den Test brauchen Sie keine Beratungsstunde: Laden Sie eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei aus Ihrem System in unseren kostenlosen Validator — ohne Registrierung, die Datei wird nach der Prüfung nicht gespeichert. Sie sehen sofort, ob Format, Rechenregeln und deutsche Sonderregeln eingehalten sind, und bei jedem Fehler, was genau zu ändern ist. Und wenn Ihre Bürosoftware oder Ihr Softwarehaus die Prüfung direkt in den Rechnungsausgang einbauen will: Die API-Dokumentation zeigt, wie das mit einem einzelnen API-Aufruf funktioniert.

Zuletzt aktualisiert: 03.08.2026. Quellen: BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung; FAQ des BMF zur E-Rechnung; ZDH — E-Rechnung für Betriebe und Organisationen; Deutsche Handwerks-Zeitung — Zwei Erleichterungen für Baubetriebe bei der E-Rechnung; Baker Tilly — Das steht im BMF-Schreiben vom 15.10.2025; Malerblog — Erleichterungen bei Abschlags- und Schlussrechnungen.